人的時間是公平有限的。可是有的人忙忙碌沒做出成績,但有的人氣定神閒,卻把時間跟事情安排的井井有序,所以成效一直不錯。為什麼有的人效率高,有人效率低呢?

時間管理技巧線上看

時間管理四象限原理

最早的時間管理理論是這樣的,首先將事情根據「緊急程度」和「重要性」分成 4個象限

  1. 重要、緊急
  2. 重要、不緊急
  3. 不重要、緊急
  4. 不重要、不緊急
1.什麼是不重要、不緊急的事呢?

比方看電視、划手機、看臉書、抖音之類的。這些事情不做,對生活不會有什麼影響。相反的如果生活中花太多時間在這個象限,就會變得特別沒有效率,很難做出成績。

2.什麼是不重要,但是緊急的事呢?

比方整天幫別人訂飯店、機票、做這個做那個,老闆、主管、客戶一堆人老找你、接不完的電話、回不完的Email、家人的突發狀況…等等。

看起來雖然非常忙碌,但是大多數是做別人的事情,所以很難得到成長。因此這些不重要但緊急的事,最好盡量委託給別人做,或者儘量少做。真正想要成長、達到目標,重點是必須做好【自己的事】!

3.重要、緊急的事

很多人會說那我要花更多精力在重要緊急的事情上面,但是重要緊急的事情如果做得太多,壓力會特別大,而且忙中出錯,時間長了遲早會出問題。並且之所以這件事情會變成重要緊急,其實常常是因為,在它還是重要不緊急的時候被忽略掉

比方教育孩子,很多人會認為孩子小不用教沒關係,但事實上真正教育孩子應該像金字塔,年紀越小的時候,投入的精力時間應該越多,隨著孩子年紀變大慢慢放手,之後就越來越輕鬆。

所以教育孩子真正最需要投入的時間比例順序是:四歲前最多、然後國小以前、國小階段、國中階段、高中階段、大學階段。可是很多家長是在年紀小的時候不管,上小學以後開始盯寫作業,國中階段嚴格管教。

可是價值觀跟習慣的輸入是越早介入越好,等看到孩子長歪了才想糾正,他已經聽不進去家長的話了,所以孩子很自然會頑強反抗,到他們長到高中大學,比家長高大有力,家長打也打不過罵也罵不贏,最後只好放棄。所以等事情都變成重要緊急時,常常是很頭痛的。

4.什麼是重要不緊急的事呢?

比方學習成長、培養孩子、培養下屬、投資理財、健身減肥……這些都很重要,但是不緊急,所以在還不緊急的時候戰略規劃很重要。一定要牢記,這些重要不緊急的事,如果不去做,最後都會變成重要緊急的事,反過來壓迫你

時間管理大師

所以過去時間管理的核心,是告訴我們,要優先做重要不緊急的事,給重要不緊急的事留出足夠的時間,才有可能讓重要緊急的事逐漸減少

第一次聽到時間管理四象限的人,通常都會腦洞大開,接受這個概念,也知道要將重要不緊急的事情先做,但是拿出書來卻沒辦法集中注意力,一下想著這件事,一會兒又想到另一件事情,心裡特別煩躁,也就是心不在焉的樣子。

所以在重要不緊急的事情上面,要加上生產力思維。

傳統觀念認為,效率是 [時間×精力] ,但這個結果所產生的最大效率是勞動力,就像工業時代,成品是跟勞動的時間與投入的精力掛勾,但是對於知識工作者或學生來說,還需要 [專注力]。因此目標與生產力績效,是時間 × 精力 × 專注力。

可是要怎麼做到心無旁鶩,全身心投入呢?這部分可以參考【學霸輕鬆駕馭意志力的方法】以及【原子習慣︱四個步驟掌控習慣】這兩篇文章,學習意志力與專注力的方法。

以及大衛·艾倫在Get things done這本書中提到的方法,透過每一個字母的開頭字合起來,稱為GTD,這本書就是在時間管理的基礎上,即使事務纏身,依然保持頭腦清醒,有掌控力的方法。

在知道要做好重要不緊急的事情後,首先確定目標,之後只要將焦點集中在實施細節上,而不是盯著目標看。如果整天盯著目標看,作者說,就像是穿了一件寬大的游泳衣去游泳,因為太寬鬆所以一進水裡泳衣就松了,褲子就會掉下去。

這時候眼睛雖然緊盯著遠處的目標,但是因為手提著泳褲,防止它掉下去,所以沒辦法游到目標。

因此與其整天盯著遠處的目標,還不如先給自己換一條合適的泳褲。也就是先把身邊的一些小事處理完畢,才有可能全身心地去為目標服務。所以行動管理最重要的技巧是把雜物趕出大腦,才能夠有效行動。

比方孩子在學校跟同學打架,答應別人要做的事一直沒做,老爸老媽交代的事情,這種家長里短的事,事實上也會造成注意力不集中,使得心煩意亂造成分心。

但這些事都是人生的一部分,為他們煩惱本身很正常,而且處理這些事情的時間可能沒有想像中那麼多,可是一直拖延反而會造成心理無形壓力。

時間管理方法

1.收集

第一步是收集這些會令你分心的事情,並且將它依據事情輕重,歸檔在工作籃,工作清單或手機裡的日程表裡面,然後開啟提醒功能,這樣心裡就不會被那麼多雜事搞得心煩意亂,亂成一鍋粥。

同時為了減少分心,所以要為自己整理出一個乾淨整潔的工作區。另外,在外出時也可以為自己規劃出移動工作區,比方在搭乘交通工具時可以安排閱讀或在做家務、洗澡、開車時,透過聽課的方式學習。

2.處理

第二步是處理掉這些工作籃或日程表的事情,這階段首先是先處理擺放在最上層或最重要的事情。接著是一次只做一件事,並且不要做一半,因為有的時候,等到第二次在做的時候,思緒得重新理過,這樣就會浪費更多時間。

3.執行關鍵要務

第三步是執行關鍵要務,在為目標設定的實施細節上,落實工作清單中的關鍵要務,每次只處理一個關鍵要務。

4.檢討

第四步回顧檢討,檢查清單上的工作,未解決的和未確定的事情逐步落實。當卡住時可以為自己進行一場頭腦風暴會議,什麼是頭腦風暴,就是盡可能的把可行甚至不可行方案羅列出來。

執行頭腦風暴時不要判斷,不要質疑,不要評估,不要批判。只要一項項寫下來,當獲得大量方案時,有時更容易得出結論。

比方在組織中,員工跟領導一起進行頭腦風暴,就是讓大家提出方案時,有一個員工開玩笑說,我們可以派出殺手把對手幹掉,領導臉一皺說認真點,這下大家開始認真後,就是不敢隨便提議。

因此應該是當這個人提出派殺手幹掉對手時,領導說很好寫下來,還有沒有別的。當不受限制時,一群人的胡思亂想有可能會產生更大的火花。

5.行動執行

第五步行動執行,在經過前面一段時間的努力與檢討後,落實新的清單工作。

時間管理心得總結

結論就是要為重要不緊急的事情留出更多時間,並且收集那些會造成分心的事情將它們清空,不論是清空待辦事項或關鍵要務,每次只專心做一件事情,每隔一個階段,回顧工作清單,為自己進行一場頭腦風暴,然後繼續前進。

文章推薦